06 Quy trình bắt buộc của ISO 9001| Những điểm cần lưu ý

Sở hữu hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn quốc tế không chỉ gia tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn là đòn bẩy trong việc mở rộng chuỗi liên kết quốc tế. Hiểu rõ 06 quy trình bắt buộc của ISO 9001 sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa lợi ích mà tiêu chuẩn này mang lại.

1. ISO 9001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001 (Quality Management System - QMS) là tiêu chuẩn quốc tế được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành lần đầu tiên vào năm 1987.  

Bất kỳ tổ chức nào (không phân biệt loại hình, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ) cũng đều có thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng trong chiếc lược phát triển của mình. Mục tiêu cốt lõi mà tiêu chuẩn này hướng tới là xây dựng một nền tảng quản trị chất lượng vững chắc cho doanh nghiệp. 

✍  Xem thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001 | Thông tin chi tiết

2. ISO 9001 - chìa khoá hướng đến phát triển bền vững cho doanh nghiệp

ISO 9001 giúp doanh nghiệp duy trì khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ ổn định, đồng nhất. Đồng thời, tiêu chuẩn này còn là đòn bẩy nâng cao lực cạnh tranh dài hạn cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định hiện hành;
• Thúc đẩy và tạo điều kiện cho tổ chức chủ động tìm kiếm các cơ hội để nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;
• Giải quyết các rủi ro và cơ hội liên quan đến bối cảnh và mục tiêu của tổ chức;
• Nâng cao lợi thế cạnh tranh và tạo điều kiện hội nhập toàn cầu.

✍  Xem thêm: ISO 9001:2015 | Chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp

3. Tìm hiểu chi tiết 06 quy trình bắt buộc của ISO 9001

06 quy trình bắt buộc của ISO 9001

3.1 Quy trình kiểm soát tài liệu

Các tài liệu được ban hành cần đúng thẩm quyền, cập nhật thường xuyên và tránh sử dụng tài liệu lỗi thời trong quá trình làm việc. Quy định này đưa ra nhằm đảm bảo mọi nhân sự đều tiếp cận đúng, kịp thời các hướng dẫn công việc mới nhất. Qua đó, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được lỗi sai, cung cấp sản phẩm dịch vụ một cách ổn định và liên tục.

3.2 Quy trình kiểm soát hồ sơ

Quy trình này hướng dẫn doanh nghiệp cách nhận dạng, kiểm soát hồ sơ; xác định thời hạn lưu trữ và phương pháp hủy bỏ hồ sơ quá hạn. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian truy xuất hồ sơ hiệu, là cơ sở phục vụ đánh giá khi cần thiết.

3.3 Quy trình đánh giá nội bộ

Tổ chức thực hiện cần tiến hành đánh giá và báo cáo nội bộ định kỳ. Qua quá trình này, doanh nghiệp nhận biết rõ hiệu quả và mức độ phù hợp của hệ thống đang áp dụng. Ngoài ra, việc đánh giá khách quan, minh bạch sẽ kịp thời phát hiện các yếu tố chưa phù hợp để đề xuất cách thức cải tiến.

3.4 Quy trình kiểm soát sản phẩm/dịch vụ không phù hợp

Xây dựng quy trình kiểm soát sản phẩm/dịch vụ khoa học, có hệ thống rõ ràng giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện sản phẩm/dịch vụ không đạt yêu cầu, cô lập sản phẩm lỗi và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp (sửa chữa, loại bỏ, chấp nhận có điều kiện,…).

3.5 Quy trình hành động khắc phục

Thiết lập quy trình khắc phục logic, khoa học giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian giải quyết vấn đề. Khi xảy ra sự không phù hợp trong hệ thống (khiếu nại, lỗi sai,...), doanh nghiệp có thể tiến hành xem xét và xác định nguyên nhân bằng nhiều phương pháp: 5W-1H, Biểu đồ xương cá,.... Từ đó loại bỏ triệt để nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tránh tái diễn, lặp lại.

3.6 Quy trình hành động phòng ngừa

Bên cạnh quá trình kiểm soát hệ thống và khắc phục lỗi sai; doanh nghiệp cần chủ động ứng phó với các nguy cơ có thể xảy ra. Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn giúp doanh nghiệp không rơi vào trạng thái bị động, sẵn sàng đưa ra ra phương án giải quyết hiệu quả nhất.

Như vậy, sau khi áp dụng 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001, doanh nghiệp có thể tăng cường sức mạnh nội tại và khả năng ứng biến linh hoạt trong từng giai đoạn phát triển.

✍  Xem thêm: Sổ tay chất lượng ISO 9001 | Hướng dẫn xây dựng chi tiết

4. Rào cản thường gặp khi xây dựng quy trình ISO

03 khó khăn cơ bản khi doanh nghiệp áp dụng ISO 9001

Trong quá trình triển khai và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp thường gặp phải các lỗi sai như:

• Quy trình quá rườm rà, không thực tế với bản thân doanh nghiệp. Từ đó, dẫn đến hệ thống xây dựng cồng kềnh, khó thực hiện và lãng phí nguồn lực.
• Doanh nghiệp sao chép nguyên mẫu quy trình từ đơn vị khác mà không có sự tuỳ chỉnh, phù hợp với bối cảnh hiện tại
• Lãnh đạo không cam kết đồng hành cùng phòng ban chất lượng, dẫn đến sự rời rạc trong kế hoạch kinh doanh

✍  Xem thêm: Chi phí chứng nhận ISO 9001 | 03 chi phí doanh nghiệp cần chú ý

Viện Đào Tạo Vinacontrol là tổ chức chứng nhận được Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA) chỉ định thực hiện hoạt động chứng nhận ISO 9001.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu về tiêu chuẩn và thực tiễn quản lý, Vinacontrol CE được đánh giá là tổ chức chứng nhận ISO 9001 uy tín, đáp ứng kịp thời và hiệu quả nhu cầu chứng nhận của các tổ chức, doanh nghiệp và đối tác trong nhiều lĩnh vực.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn dịch vụ chứng nhận xin vui lòng liên hệ Viện Đào Tạo Vinacontrol qua hotline 1800.6083 để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí.