Biểu đồ Pareto là gì? Hướng dẫn xây dựng biểu đồ

Trong quản lý chất lượng và cải tiến hiệu suất, việc xác định và tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất là chìa khóa để đạt được thành công. Biểu đồ Pareto, hay còn gọi là nguyên tắc 80/20, là một công cụ mạnh mẽ giúp chúng ta làm điều đó. Biểu đồ này không chỉ giúp xác định những nguyên nhân chính gây ra vấn đề mà còn hỗ trợ tối ưu hóa tài nguyên và nỗ lực của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu biểu đồ Pareto là gì và hướng dẫn chi tiết cách xây dựng biểu đồ Pareto để áp dụng hiệu quả trong công việc và cuộc sống.

1. Biểu đồ Pareto là gì?

Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) là một dạng đồ thị hình cột với các cột số liệu được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao. Các số liệu trong đồ thị sẽ phản ánh lại các dữ liệu được thu thập một cách chân thực nhất, nhờ đó người dùng có thể xác định được vấn đề cần được giải quyết đang nằm ở đâu. Biểu đồ Pareto là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng hiệu quả.

1.1 Nguồn gốc của biểu đồ Pareto

Lý thuyết tạo nên biểu đồ Pareto bắt đầu từ năm 1897 khi Vilfredo Pareto – một nhà kinh tế người Ý đã sáng tạo nên một công thức để mô tả kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.

Sau này, vào năm 1954, Vilfredo mở rộng định luật này và gọi nó là Nguyên lý Pareto – hoặc cái tên khác là Nguyên tắc 80/20. Đây được coi như một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Nguyên tắc 80/20 khá phổ biến và có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:

• 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
• 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
• 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
• 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng

Sự phân phối điển hình này có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ tròn – 80% kết quả được tạo thành từ 20% sự nỗ lực.

Cần lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80% mà có thể dao động. Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Pareto muốn đề cập là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống (nỗ lực, phần thưởng, đầu ra,…) không được phân phối đồng đều – một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.

Nguồn gốc của biểu đồ Pareto 

1.2 Các yếu tố được thể hiện trên biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto bao gồm 6 thành phần khác nhau, phối hợp nhuần nhuyễn để tạo ra một bảng dữ liệu chi tiết, từ đó giúp nhà quản trị xác định được các yếu tố chính góp phần tạo ra kết quả hoặc vấn đề:

1.3 Ứng dụng của biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto có công dụng rất lớn trong việc quản trị doanh nghiệp, đầu tư nói chung cũng như phân tích thị trường nói riêng, bao gồm: 

• Hỗ trợ phân loại các yếu tố và vấn đề quan trọng cần được ưu tiên giải quyết trước, giúp người dùng đánh giá và nâng cao hiệu suất công việc.
• Tối ưu hóa quá trình gia tăng năng suất.
• Quản trị rủi ro hiệu quả cho doanh nghiệp, đảm bảo dự đoán để có những giải pháp đúng đắn.
• Xác định hướng phát triển bền vững cho các doanh nghiệp. 

Rất nhiều doanh nghiệp lâm vào trường hợp đã tìm ra được các vấn đề lớn nhất và các nguyên nhân gây ra vấn đề nhưng lại không biết bắt đầu giải quyết từ đâu. Việc lập một biểu đồ Pareto sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm được các yếu tố thừa thãi và khoanh vùng được các vấn đề quan trọng. Từ đó, việc này sẽ tối ưu hóa kế hoạch phân bố nguồn lực, giúp giảm chi phí và thời gian. 

✍   Xem thêm: Mô hình PCDA - Quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng

2. Lợi ích của biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp và tổ chức trong việc quản lý và cải thiện chất lượng. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng biểu đồ Pareto:

► Xác định vấn đề ưu tiên

Biểu đồ Pareto giúp doanh nghiệp xác định các nguyên nhân chính gây ra vấn đề hoặc lỗi lầm. Thay vì tập trung vào tất cả các vấn đề nhỏ, biểu đồ này cho phép doanh nghiệp nhận ra những yếu tố quan trọng nhất cần được giải quyết trước tiên.

► Tối ưu hóa tài nguyên

Bằng cách tập trung vào 20% nguyên nhân chính gây ra 80% kết quả, doanh nghiệp có thể sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nỗ lực.

►  Cải thiện hiệu suất

Biểu đồ Pareto giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất tổng thể bằng cách tập trung vào việc giải quyết những vấn đề chính. Khi các nguyên nhân chính được khắc phục, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được nâng cao rõ rệt.

► Hỗ trợ ra quyết định

Biểu đồ Pareto cung cấp dữ liệu trực quan và dễ hiểu, giúp các nhà quản lý và nhóm làm việc dễ dàng nhận biết các vấn đề chính và đưa ra các quyết định cải tiến hợp lý.

► Đo lường hiệu quả cải tiến

Biểu đồ Pareto không chỉ giúp xác định vấn đề mà còn có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của các biện pháp cải tiến. Bằng cách so sánh biểu đồ trước và sau khi thực hiện các giải pháp, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ thành công của các hành động cải tiến.

► Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Bằng cách tập trung vào việc giải quyết các vấn đề chính, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

►  Nâng cao nhận thức và sự tham gia của nhân viên

Biểu đồ Pareto giúp tăng cường nhận thức của nhân viên về các vấn đề quan trọng và thúc đẩy sự tham gia tích cực của họ trong quá trình cải tiến chất lượng. Khi nhân viên hiểu rõ những yếu tố nào cần tập trung, họ sẽ có động lực hơn để góp phần vào việc cải thiện chất lượng.

Lợi ích của biểu đồ Pareto

✍   Xem thêm: Checklist đánh giá nội bộ chi tiết theo ISO 9001| Vinacontrol hướng dẫn A-Z

3. Hướng dẫn xây dựng biểu đồ Pareto

► Bước 1: Xác định các vấn đề cần giải quyết

Bước đầu tiên trong việc vẽ biểu đồ Pareto là xác định vấn đề cần giải quyết. Vấn đề đó sẽ trở thành tiêu đề cho biểu đồ của bạn, cũng như cơ sở để tìm ra các nguyên nhân cấu thành vấn đề trong bước tiếp theo.

Ví dụ, phần mềm mà doanh nghiệp bạn vận hành gần đây liên tiếp nhận được những phản hồi tiêu cực từ phía các người dùng, với rất nhiều trường hợp và lý do khác nhau thì vấn đề cần thu thập thông tin để đưa ra các phương án giải quyết chính là “Lý do khách hàng phàn nàn về phần mềm”, với các dữ liệu cần thu thập có thể là: thiếu sự hỗ trợ từ đội vận hành, đường truyền chậm, phần mềm thiếu tính năng,…

► Bước 2: Thu thập dữ liệu và phân tích

Bước tiếp theo trong việc vẽ biểu đồ Pareto là trình bày rõ vấn đề mà người dùng đang phải giải quyết. Sau khi xác định được trọng tâm của biểu đồ, người dùng phải thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đến vấn đề đó từ nhiều nguồn khác nhau. Đây là lúc kỹ năng thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường cần được sử dụng một cách hiệu quả.

Ví dụ, nếu như bạn đang phân tích về vấn đề “Chi phí vận chuyển hàng hóa cho hoạt động vận tải đường bộ của doanh nghiệp”, các danh mục mà mà bạn cần nghiên cứu và thu thập thông tin có thể bao gồm: chi phí nhiên liệu tăng, tình trạng xe chạy không tải trọng không chở hàng, chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ, tình trạng giao thông, thời gian xếp/dỡ hàng,..

► Bước 3: Vẽ biểu đồ Pareto

Trước tiên, phải xác định được giá trị và tần suất xuất hiện của từng vấn đề, sau đó xếp hạng chúng theo thứ tự giảm dần. 

Sau khi đã sắp xếp và phân loại dữ liệu, bạn có thể xây dựng biểu đồ cột bằng cách đánh dấu các điểm ở trục X và trục Y trên biểu đồ, sau đó vẽ các thanh dọc ở vị trí tương ứng trên trục X, với chiều cao bằng với giá trị tương ứng trên trục Y. 

Sau khi hoàn tất việc vẽ các cột giá trị, bước cuối cùng để hoàn thiện biểu đồ Pareto chính là tính toán phần trăm tích lũy cho từng yếu tố:

Tỷ lệ phần trăm tích lũy = Tổng tích lũy trên trục Y / Tổng của tất cả giá trị x 100%

► Bước 4: Phân tích biểu đồ

Nhìn vào biểu đồ, có thể thấy những cột cao hơn tương ứng với đoạn đường cong có tần suất tích lũy tăng nhanh nhất, thể hiện lỗi sai hỏng xảy ra nhiều nhất, cần được ưu tiên giải quyết.

Ngược lại, những cột thấp hơn tương ứng với đoạn đường cong có tần suất tích lũy tăng ít hơn, thể hiện cho những lỗi sai hỏng ít quan trọng hơn, ít khi xảy ra.

Hướng dẫn xây dựng biểu đồ Pareto

✍   Xem thêm: Huấn luyện an toàn lao động - Cấp chứng chỉ toàn quốc  

Kết luận

Biểu đồ Pareto là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong việc quản lý và cải thiện chất lượng. Bằng cách xác định và tập trung vào những nguyên nhân chính gây ra vấn đề, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tài nguyên, cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn. Việc xây dựng và áp dụng biểu đồ Pareto không chỉ giúp giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn mang lại những lợi ích lâu dài cho sự phát triển bền vững. Hy vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ sử dụng biểu đồ Pareto hiệu quả.