Bối cảnh của tổ chức theo ISO 14001 | 4 nội dung cần chú ý

Trong bối cảnh toàn cầu đang ngày càng chú trọng đến việc bảo vệ môi trường, việc áp dụng các tiêu chuẩn quản lý môi trường quốc tế như ISO 14001:2015 trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những yêu cầu cốt lõi của tiêu chuẩn này là xác định bối cảnh của tổ chức, giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống quản lý môi trường. Trong bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol sẽ cung cấp các thông tin để bạn đọc hiểu thế nào là bối cảnh của tổ chức theo ISO 14001 và cách xác định bối cảnh tổ chức.

1. Bối cảnh của tổ chức theo ISO 14001 là gì?

ISO 14001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý môi trường (EMS), giúp các doanh nghiệp xác định và quản lý tác động môi trường của mình một cách hiệu quả. Trong tiêu chuẩn này, việc xác định bối cảnh của tổ chức (context of the organization) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống quản lý môi trường của mình. Bối cảnh tổ chức là cơ sở để xác định các mục tiêu, quy trình và biện pháp quản lý môi trường phù hợp.

Bối cảnh của tổ chức bao gồm tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến cách thức một tổ chức thiết lập, triển khai và duy trì hệ thống quản lý môi trường. Các yếu tố này có thể xuất phát từ môi trường nội bộ (bên trong tổ chức) và môi trường bên ngoài (các yếu tố bên ngoài tổ chức) mà doanh nghiệp phải đối mặt. Việc xác định bối cảnh của tổ chức giúp doanh nghiệp hiểu rõ ràng về các yếu tố rủi ro, cơ hội và nhu cầu của các bên liên quan trong việc quản lý tác động môi trường.

Bối cảnh của tổ chức bao gồm tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng

✍ Xem thêm: Doanh nghiệp bắt buộc phải có ISO 14001 không? Giải thích chi tiết 

2. Tầm quan trọng của việc xác định bối cảnh tổ chức theo ISO 14001:2015

Việc xác định chính xác bối cảnh của tổ chức là cơ sở để xây dựng hệ thống quản lý môi trường hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể, việc hiểu rõ bối cảnh sẽ giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập chính sách môi trường hiệu quả: Nhờ hiểu được các yếu tố ảnh hưởng từ bên ngoài và bên trong, doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách quản lý môi trường phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế.
• Xác định rủi ro và cơ hội: Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng từ bối cảnh tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được các rủi ro tiềm ẩn và các cơ hội cải tiến liên quan đến hệ thống quản lý môi trường.
• Tăng cường khả năng thích ứng: Doanh nghiệp sẽ dễ dàng đối phó với các thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay đổi pháp lý, yêu cầu của khách hàng hoặc biến đổi khí hậu) khi đã hiểu rõ bối cảnh hoạt động của mình.
• Đảm bảo tuân thủ yêu cầu pháp lý: Việc xác định bối cảnh tổ chức giúp doanh nghiệp nắm bắt và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến môi trường một cách chặt chẽ.

Tầm quan trọng của việc xác định bối cảnh tổ chức theo ISO 14001:2015

✍ Xem thêm: Mẫu giấy chứng nhận ISO 14001 về môi trường | Cập nhật mới nhất 

3. Các yếu tố cần xem xét khi xác định bối cảnh của tổ chức

3.1 Xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài

Khi thực hiện quy trình xác định bối cảnh của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố, bao gồm:

Các nguồn bằng chứng khách quan doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài tổ chức bao gồm:

• Kế hoạch chiến lược kinh doanh
• Kế hoạch môi trường
• Phân tích đối thủ cạnh tranh
• Báo cáo thường niên và báo cáo kinh tế các ngành, lĩnh vực kinh doanh hoặc báo cáo tư vấn
• Kỹ thuật phân tích SWOT để xác định các vấn đề nội bộ
• Kỹ thuật phân tích PESTLE để xác định các vấn đề bên ngoài
• Danh sách các vấn đề và điều kiện môi trường bên ngoài và bên trong
• Các kế hoạch và mục tiêu hành động của EMS
• Biên bản họp lãnh đạo
• Báo cáo thường niên

3.2 Xác định các bên quan tâm

Một khía cạnh quan trọng khác để hiểu Bối cảnh của tổ chức là xác định các bên quan tâm. Đây là những cá nhân hoặc nhóm có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc nhận thấy bản thân họ bị ảnh hưởng bởi hoạt động môi trường của tổ chức.

Những khía cạnh này có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ hoặc danh tiếng của tổ chức. Việc xác định và hiểu rõ các bên quan tâm là rất quan trọng để thiết lập các đường dây liên lạc cởi mở và xây dựng các mối quan hệ tích cực dựa trên sự minh bạch và tin cậy. Để xác định các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, hãy xem xét những điều sau:

Các bên liên quan nội bộ: Nhân viên ở các cấp độ khác nhau, đội ngũ quản lý và người ra quyết định.

Các bên liên quan bên ngoài: Khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý và cơ quan chức năng, cổ đông và nhà đầu tư.

3.3 Xác định phạm vi của EMS

Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý môi trường (EMS) là một bước quan trọng trong việc triển khai ISO 14001:2015. Nó cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về ranh giới, trách nhiệm và các khía cạnh môi trường cần được xem xét trong tổ chức.

Bằng cách xác định phạm vi, các tổ chức có thể quản lý hiệu quả những tác động môi trường của mình và đảm bảo EMS của họ được tập trung và phù hợp. Khi xác định phạm vi của EMS, tổ chức nên xem xét những điều sau:

• Xác định các ranh giới của tổ chức, chẳng hạn như vị trí thực tế, cơ sở vật chất, phòng ban hoặc khu vực hoạt động cụ thể sẽ được đề cập.
• Đánh giá các khía cạnh và tác động môi trường liên quan đến hoạt động của tổ chức.
• Xem xét các luật, quy định, giấy phép và tiêu chuẩn ngành liên quan đến môi trường áp dụng cho hoạt động môi trường của tổ chức.
• Phạm vi phải phù hợp với các mục tiêu này và hỗ trợ cam kết của tổ chức về tính bền vững.
• Thu hút các bên liên quan để hiểu quan điểm của họ và kết hợp chúng vào phạm vi.

3.4 Thực hiện hệ thống quản lý môi trường

Triển khai Hệ thống quản lý môi trường hiệu quả là một bước quan trọng để đạt được sự bền vững về môi trường và tuân thủ ISO 14001:2015. Quá trình thực hiện bao gồm một số yếu tố thiết yếu mà các tổ chức nên xem xét. Sau đây là những cân nhắc chính trong việc triển khai EMS:

• Đảm bảo lãnh đạo cao nhất cam kết thực hiện EMS bằng cách đặt ra các mục tiêu môi trường rõ ràng, phân bổ các nguồn lực cần thiết cũng như cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện.
• Xây dựng chính sách môi trường toàn diện phản ánh cam kết của tổ chức về tính bền vững môi trường.
• Xác định rõ trách nhiệm của các nhân sự chủ chốt và chỉ định một điều phối viên hoặc nhóm EMS.
• Đánh giá và xác định các khía cạnh và tác động môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
• Hiểu và tuân thủ các luật, quy định, giấy phép và yêu cầu hiện hành về môi trường bằng cách thiết lập các quy trình.
• Đặt ra các mục tiêu và chỉ tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, phù hợp với chính sách và ưu tiên môi trường của tổ chức để thúc đẩy cải tiến liên tục.
• Xây dựng các thủ tục và biện pháp kiểm soát để quản lý các khía cạnh môi trường quan trọng đã được xác định.
• Thực hiện các chương trình đào tạo, chiến dịch nâng cao nhận thức và truyền thông thường xuyên để nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm với môi trường.
• Thiết lập một hệ thống mạnh mẽ để ghi lại các quy trình, thủ tục và hồ sơ EMS để theo dõi tiến độ, chứng minh sự tuân thủ và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài.
• Triển khai hệ thống giám sát và đo lường để theo dõi kết quả hoạt động môi trường, đánh giá tiến độ so với các mục tiêu và chỉ tiêu cũng như xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
• Xây dựng và thực hiện các thủ tục nhằm ứng phó hiệu quả với các trường hợp khẩn cấp về môi trường, chẳng hạn như sự cố tràn dầu hoặc tai nạn.
• Tiến hành đánh giá quản lý thường xuyên về EMS để đánh giá tính hiệu quả của nó, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và đảm bảo tuân thủ liên tục với ISO 14001.

Các yếu tố cần xem xét khi xác định bối cảnh của tổ chức

✍ Xem thêm: Đào tạo đánh giá nội bộ ISO 14001| Hệ thống quản lý môi trường

4. Cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 14001:2015

Để xác định bối cảnh của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu

Đầu tiên, xác định phạm vi của bối cảnh, bao gồm các hoạt động, sản phẩm, và dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Tiếp theo, xác định mục tiêu của việc viết bối cảnh, chẳng hạn như nắm bắt tình hình môi trường hiện tại, xác định nguy cơ và cơ hội, hoặc tạo cơ sở cho việc phát triển hệ thống quản lý môi trường.

Bước 2: Thu thập thông tin

Thu thập thông tin liên quan đến môi trường và các hoạt động của tổ chức. Các nguồn thông tin có thể bao gồm dữ liệu về tiêu chuẩn môi trường, quy định pháp luật, ý kiến của các bên liên quan, và dữ liệu về hiệu suất môi trường trước đó của tổ chức.

Bước 3: Phân tích và đánh giá

Phân tích và đánh giá thông tin thu thập để hiểu rõ các vấn đề môi trường hiện tại và tiềm năng. Điều này bao gồm việc xác định các mối đe dọa và cơ hội liên quan đến môi trường, cũng như xác định các yếu tố nội và ngoại vi có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

Bước 4: Xác định yếu tố quan trọng

Xác định các yếu tố môi trường quan trọng đối với tổ chức và các hoạt động của nó. Điều này bao gồm việc xác định những mối đe dọa và cơ hội chính, cũng như nhận diện các vấn đề môi trường chính liên quan đến các quy trình và sản phẩm của tổ chức.

Bước 5: Tổng kết và viết bối cảnh

Tổng hợp thông tin thu thập và phân tích vào một báo cáo hoặc tài liệu bối cảnh. Bối cảnh này nên mô tả rõ ràng và chi tiết về tình hình môi trường hiện tại, các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức, và nhu cầu cụ thể về việc phát triển hệ thống quản lý môi trường.

Bước 6: Xác nhận và phê duyệt

Sau khi hoàn thiện, bối cảnh cần được xác nhận và phê duyệt bởi các bên liên quan trong tổ chức, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

Cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 14001:2015

✍ Xem thêm: Checklist đánh giá nội bộ ISO 14001 | 4 nội dung cần lưu ý

Kết luận

Việc xác định bối cảnh của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý môi trường. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yếu tố tác động từ cả bên trong và bên ngoài, từ đó thiết lập các biện pháp quản lý phù hợp. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường mà còn tăng cường khả năng thích ứng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và cộng đồng. Để được tư vấn tốt nhất về tiêu chuẩn ISO 14001, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Viện đào tạo Vinacontrol qua Hotline 1800.6083 để được hỗ trợ tốt nhất!