Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO 9001 | 5 lưu ý quan trọng

Xây dựng lưu đồ quy trình theo ISO 9001 là công cụ trực quan quan trọng trong việc kiểm soát rủi ro và quản lý của mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, khi được xây dựng đúng cách, lưu đồ còn giúp phát hiện điểm nghẽn, giảm sai sót và tối ưu hiệu suất vận hành. Vậy lưu đồ quy trình theo ISO là gì, có vai trò ra sao và làm thế nào để xây dựng hiệu quả? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Lưu đồ quy trình theo ISO là gì?

Lưu đồ quy trình là cách thức biểu diễn trực quan các bước tuần tự của một quy trình, đáp ứng yêu cầu trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Thay vì các nội dung mô tả dài bằng văn bản, lưu đồ minh hoạ rõ:

• Đầu vào (Inputs)
• Các hoạt động xử lý
• Điểm quyết định
• Điểm kiểm soát
• Đầu ra (Outputs)

Mục tiêu của lưu đồ không chỉ đơn giản là các khối vẽ minh hoạ mà là cách thức giúp mọi cá nhân trong tổ chức hiểu chính xác một quy trình vận hành và cách các bộ phận tương tác với nhau như thế nào.

Đồng thời, điều khoản 4.4 của ISO 9001:2015, tổ chức phải xác định:

• Các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng
• Trình tự và sự tương tác giữa các quá trình
• Tiêu chí và phương pháp kiểm soát

Việc triển khai lưu đồ quy trình theo ISO chính là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu này một cách rõ ràng và hiệu quả.

Lưu đồ quy trình theo ISO 9001 giúp phát hiện điểm nghẽn trong quá trình vận hành

✍  Xem thêm: 06 quy trình bắt buộc của IS0 9001 | Chi tiết

2. Các ký hiệu tiêu chuẩn trong lưu đồ quy trình ISO

Để đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp, lưu đồ ISO thường áp dụng bộ ký hiệu theo ISO 5807. Các ký hiệu cơ bản được tổng hợp trong bảng dưới đây:

Các ký hiệu thường dùng khi vẽ lưu đồ quy trình theo ISO

✍  Xem thêm: Chi phí chứng nhận ISO 9001 | 3 lưu ý quan trọng

3. Lợi ích khi xây dựng lưu đồ quy trình theo ISO

Việc xây dựng lưu đồ quy trình theo ISO đúng cách giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động vận hành và củng cố các quyết định mang tính chiến lược trong quản lý hệ thống chất lượng.

• Chuẩn hóa hoạt động và giảm phụ thuộc vào cá nhân: Lưu đồ giúp mô tả quy trình dưới dạng trực quan, xác định rõ từng bước thực hiện, người chịu trách nhiệm và đầu ra của mỗi công đoạn. Nhờ đó, công việc không còn phụ thuộc vào kinh nghiệm truyền miệng hay “bí quyết riêng” của một cá nhân.
• Tăng tính minh bạch và kiểm soát quy trình: Khi mọi bước được thể hiện rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng nhận diện, theo dõi và kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn, hạn chế tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
• Giảm sai sót và rủi ro vận hành: Lưu đồ giúp xác định rõ: Các bước quan trọng, Điểm quyết định, Các tình huống xử lý ngoại lệ,.. Việc này giúp hạn chế nhầm lẫn trong thực hiện, giảm lỗi vận hành và tăng độ ổn định của hệ thống quản lý chất lượng 
• Nâng cao hiệu quả đào tạo và chuyển giao công việc: Sử dụng lưu đồ giúp nhân sự mới nhanh chóng tiếp cận quy trình và luồng công việc tổng thể. Điều này giúp rút ngắn thời gian đào tạo và tăng khả năng thích nghi của nhân sự.

Thiết kế lưu đồ quy trình theo ISO giúp kiểm soát tốt các rủi ro trong hệ thống vận hành

✍  Xem thêm: Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 9001 | Chương trình chi tiết

4. Các bước vẽ lưu đồ quy trình theo ISO hiệu quả

Để lưu đồ thực sự có giá trị, doanh nghiệp nắm vững các bước sau:

Bước 1:  Xác định phạm vi và mục tiêu quy trình

Cần trả lời rõ các câu hỏi: Quy trình bắt đầu từ đâu?, Kết thúc tại điểm nào?, Có bao nhiêu bộ phận liên quan?

Bước 2: Liệt kê các bước thực tế

Nhằm ghi lại chính xác hoạt động đang diễn ra thực tế, doanh nghiệp có thể sử dung một số phương pháp như: Phỏng vấn người trực tiếp thực hiện công việc, Quan sát quy trình đang diễn ra, Đối chiếu với tài liệu hiện hành,...

Bước 3: Xác định điểm kiểm soát

Đánh dấu các điểm cần kiểm tra chất lượng, điểm phê duyệt, điểm rủi ro cao trong quy trình vận hành

Bước 4: Kiểm tra và cải tiến

Đây là giai đoạn quan trọng nhằm rà soát tính phù hợp và hiệu quả của lưu đồ. Doanh nghiệp cần đối chiếu giữa quy trình trên lưu đồ và hiện trạng vận hành thực tế, phát hiện điểm chưa hợp lý hoặc rủi ro phát sinh để điều chỉnh kịp thời.

4 bước vẽ lưu đồ quy trình theo ISO 9001 hiệu quả

✍  Xem thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001 | 5 điểm cần lưu ý

5. Những lưu ý quan trọng khi vẽ lưu đồ quy trình theo ISO

• Tính đơn giản: Không nên làm lưu đồ quá phức tạp; nếu quy trình quá lớn, hãy chia nhỏ thành các quy trình con (sub-processes).
• Gắn liền với rủi ro: ISO 9001:2015 nhấn mạnh "Tư duy dựa trên rủi ro". Lưu đồ nên thể hiện các điểm có rủi ro cao và cách kiểm soát các rủi ro này
• Sử dụng ký hiệu nhất quán và có sự tham gia của các bộ phận liên quan: Các ký hiệu cần được thống nhất một cách cụ thể và được phổ biến trong toàn tổ chức
• Cập nhật định kỳ: Lưu đồ phải phản ánh đúng thực tế vận hành. Nếu quy trình thay đổi, lưu đồ phải được cập nhật ngay lập tức, tránh lỗi sai.

Viện đào tạo Vinacontrol là đơn vị chứng nhận ISO 9001 uy tín và được sự cấp phép chỉ định năng lực đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng) từ Bộ Khoa học Công nghệ Việt Nam. Khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ về ISO 9001 của Viện đào tạo Vinacontrol vui lòng liên hệ hotline 1800.6083 miễn cước hoặc để lại thông tin liên lạc để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.