Công bố hợp chuẩn là gì? Hướng dẫn thủ tục chi tiết từ A-Z

Công bố hợp chuẩn là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định sản phẩm, hàng hóa phù hợp với các tiêu chuẩn đã lựa chọn, qua đó nâng cao uy tín với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện. Trong bài viết dưới đây, Viện Đào tạo Vinacontrol sẽ giúp khách hàng hiểu rõ các nguyên tắc cần tuân thủ, hướng dẫn hồ sơ và những lưu ý quan trọng trong quá trình thông báo công bố hợp chuẩn.

1. Công bố hợp chuẩn là gì?

Điều 1 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật sửa đổi 2025 giải thích:

Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.

► Căn cứ pháp lý

Việc công bố hợp chuẩn được thực hiện theo các văn bản:

• Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật
• Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa năm 2025
• Nghị định 37/2026/NĐ-CP
• Thông tư 14/2026/TT-BKHCN

► Lợi ích khi công bố hợp chuẩn

• Khẳng định chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
• Nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp
• Gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường
• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng và hồ sơ mời thầu
• Góp phần hoàn thiện quy trình, hệ thống quản lý

Công bố hợp chuẩn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao uy tín và mở rộng cơ hội kinh doanh 

✍ Xem thêm: Chứng nhận hợp chuẩn sản phẩm | 8 Nội dung quan trọng cần biết khi triển khai

2. Nguyên tắc công bố hợp chuẩn

Doanh nghiệp khi thực hiện công bố hợp chuẩn cần tuân thủ các nguyên tắc sau.

► Đối tượng

Đối tượng của công bố hợp chuẩn là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội được quy định trong tiêu chuẩn tương ứng.

Công bố hợp chuẩn là hoạt động tự nguyện.

► Căn cứ công bố hợp chuẩn

• Kết quả chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được công nhận thực hiện hoặc;
• Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn.

* Lưu ý: Việc thử nghiệm phục vụ đánh giá hợp chuẩn phải được thực hiện tại tổ chức thử nghiệm đã đăng ký hoặc được công nhận.

Điều 7 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN quy định chi tiết nguyên tắc công bố hợp chuẩn

✍ Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu công bố hợp quy – Hướng dẫn chi tiết 

3. Trình tự công bố hợp chuẩn

Việc công bố hợp chuẩn được thực hiện theo các bước sau:

► Bước 1: Tổ chức, cá nhân điền thông tin vào bản thông báo công bố hợp chuẩn theo mẫu tại Phụ lục III kèm Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.

• Có quyền lựa chọn, liệt kê các tiêu chuẩn áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội của mình trong bản thông báo công bố hợp chuẩn.
• Phải ký xác nhận vào bản thông báo công bố hợp chuẩn.

► Bước 2: Tổ chức, cá nhân thực hiện thông báo công bố hợp chuẩn qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; nhận mã số xác nhận đã hoàn thành thông báo công bố hợp chuẩn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

✍ Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu công bố hợp quy – Hướng dẫn chi tiết 

4. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn

Tổ chức, cá nhân khi công bố hợp chuẩn cần lưu ý 6 nội dung sau:

► Lựa chọn phương thức đánh giá

Phương thức đánh giá cần phù hợp với đối tượng của công bố hợp chuẩn để đảm bảo độ tin cậy của kết quả đánh giá.

► Duy trì sự phù hợp của sản phẩm

Duy trì liên tục và chịu trách nhiệm về sự phù hợp của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội đã thông báo bản công bố hợp chuẩn; 

duy trì việc kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát định kỳ tại cơ sở sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân.

► Xử lý sự cố/không phù hợp

Khi phát hiện sự không phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội đã công bố hợp chuẩn trong quá trình lưu thông hoặc sử dụng thì tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hoá.

► Lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp chuẩn như sau:

Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp chuẩn, hồ sơ bao gồm:

→ Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn

• Bản chính giấy chứng nhận hợp chuẩn; 
• Hồ sơ chứng nhận của tổ chức chứng nhận hợp chuẩn thực hiện; 
• Bản thông báo công bố hợp chuẩn và thông tin xác nhận đã thông báo công bố hợp chuẩn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

→ Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh: 

• Bản chính hồ sơ tự đánh giá của tổ chức, cá nhân; 
• Bản thông báo công bố hợp chuẩn và thông tin xác nhận đã thông báo công bố hợp chuẩn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

► Cung cấp tài liệu chứng minh về sự phù hợp 

Cung cấp tài liệu chứng minh việc đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

► Thực hiện công bố lại khi có thay đổi

• Thay đổi nào về nội dung của tiêu chuẩn công bố
• Thay đổi nội dung bản công bố hợp chuẩn đã thông báo 
• Thay đổi nào về tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã công bố hợp chuẩn 

⇒ Tổ chức, cá nhân phải thực hiện công bố lại

✍ Xem thêm: Phân biệt chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy | 5 Điểm khác biệt

5. FAQ - Câu hỏi thường gặp về công bố hợp chuẩn

5.1 Công bố hợp chuẩn có bắt buộc không?

Không. Công bố hợp chuẩn là hoạt động tự nguyện theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể bắt buộc phải thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, chủ đầu tư, hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng.

5.2 Doanh nghiệp đã công bố hợp chuẩn trước ngày 25/5/2026 có phải thông báo lại không?

Không. Quy định chuyển tiếp tại Điều 17 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN chỉ rõ: "Tổ chức, cá nhân đã thực hiện đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy trước ngày Thông tư này có hiệu lực, tiếp tục được sử dụng giấy chứng nhận hợp chuẩn, giấy chứng nhận hợp quy, dấu hợp chuẩn, dấu hợp quy đến hết thời hạn hiệu lực và không phải thực hiện thông báo lại bản thông báo công bố hợp chuẩn, đăng ký lại bản công bố hợp quy."

Như vậy, tổ chức, cá nhân không phải thực hiện thông báo lại bản công bố hợp chuẩn nếu đã thực hiện công bố hợp chuẩn trước ngày 25/5/2026.

5.3 Trường hợp Cơ sở dữ liệu về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng bị lỗi thì thực hiện công bố hợp chuẩn như thế nào?

Tổ chức, cá nhân thông báo công bố hợp chuẩn theo hình thức nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại cơ quan chuyên môn tại địa phương. 

→ Cơ quan chuyên môn tại địa phương có trách nhiệm cập nhật thông báo công bố hợp chuẩn lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. 

→ Trường hợp không có cơ quan chuyên môn tại địa phương thì cơ quan thuộc Bộ quản lý ngành, lĩnh vực được Bộ trưởng chỉ định hoặc giao trách nhiệm thực hiện tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn của tổ chức, cá nhân.

Viện Đào tạo Vinacontrol là đối tác chứng nhận hợp chuẩn sản phẩm uy tín tại Việt Nam. Mọi thông tin hay yêu cầu liên quan đến dịch vụ chứng nhận sản phẩm và các dịch vụ khác của Viện Đào tạo Vinacontrol, Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline 1800.6083 miễn cước hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ nhanh nhất!