Hóa đơn thương mại là gì? Những nội dung cần phải lưu ý

Trong giao dịch thương mại quốc tế, hóa đơn thương mại là một loại chứng từ rất quan trọng thanh toán hàng hóa, xác định giá trị hải quan và căn cứ tính thuê nhập khẩu. Trong bài viết, Viện đào tạo Vinacontrol sẽ giúp bạn tìm hiểu hóa đơn thương mại và những điều cần lưu ý lên quan đến loại chứng từ này.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ phục vụ cho quá trình ghi nhận thông tin và xác nhận các giao dịch mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua. Hóa đơn thương mại chứa đựng các thông tin quan trọng như thông tin về người bán, người mua, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế và các điều khoản thanh toán khác.

Hóa đơn thương mại có tính chất pháp lý và tài chính quan trọng. Nó được coi là bằng chứng về việc đã thực hiện giao dịch và thể hiện cam kết giữa hai bên. Hóa đơn thương mại cũng được sử dụng để chứng minh quyền lợi trong việc đòi nợ, kiện tụng và quản lý thuế.

Việc phát hành và lưu trữ hóa đơn thương mại phải tuân thủ các quy định pháp luật tại Việt Nam.

Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ quan trọng trong giao dịch hàng hóa quốc tế

✍ Xem thêm: Top 10 công ty xuất nhập khẩu uy tín

2. Nội dung cần có trên hóa đơn thương mại

• Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu 
• Người bán (Seller/Exporter): Thông tin tương tự người mua 
• Số Invoice: là tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định 
• Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến như: Thanh toán chuyển tiền T/T, Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.
• Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng  hay  chất  lượng, và mã hiêu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông  trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.
• Số lượng tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.
• Giá của từng mặt hàng.
• Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
• Loại tiền.
• Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận  tải quốc  tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí  bao  bì, chi  phí  côngtenơ,  chi phí  đóng gói, và  tất  cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đế n việc đưa hàng từ dọc mạn tầu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tầu (FAS)  tại  cảng  đến ở Hoa Kỳ. Chi phí đóng gói, bao bì, côngtenơ  và  cước  phí  vận  tải nội  địa đến cảng xuất khẩu không phải liêt kê nếu như  đã nằm  trong giá hóa đơn và  được chú  thích như vây.
• Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của người  mua  cho việc  sản xuất hàng hóa hay không. Nếu có thì phải ghi  rõ giá trị (nếu biết) và  tên nhà  cung cấp. Sự hỗ trợ đó được miễn phí hay trên cơ sở thuê muớn hay phải trả tiền riêng? Nếu phải trả tiền riêng thì gửi kèm hóa đơn. “Hỗ trợ” bao gồm như  khuôn  đúc, khuôn ép, dụng cụ sản xuất, trống in, chế bản, sơ đồ, bản thiết kế, hỗ trợ tài chính.

Mẫu hóa đơn thương mại

✍ Xem thêm: Hướng dẫn quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

3. Chức năng của hóa đơn thương mại

Ghi lại thông tin giao dịch: Hóa đơn thương mại giúp ghi lại và chứng minh thông tin chi tiết về các giao dịch mua bán hàng hóa. Nó bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế và các điều khoản thanh toán khác. Điều này giúp bên mua và bên bán có một bằng chứng chính thức về giao dịch đã diễn ra và các điều khoản đã được thỏa thuận.

Bảo vệ quyền lợi cho các bên tham gia: Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người bán và người mua. Đối với người mua, hóa đơn thương mại cung cấp thông tin chính xác về giao dịch và đảm bảo rằng họ nhận được hàng hóa theo đúng cam kết. Đối với người bán, hóa đơn thương mại là bằng chứng về việc đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ và họ có thể sử dụng nó để yêu cầu thanh toán và đòi nợ.

Tuân thủ pháp luật thuế: Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật về thuế. Nó cung cấp thông tin cần thiết để tính toán và khai báo thuế. Hóa đơn thương mại cũng được sử dụng làm căn cứ để kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của các khoản thuế đã nộp.

Quản lý tài chính và kế toán: Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý tài chính và kế toán trong doanh nghiệp. Nó giúp xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các chỉ số tài chính khác. Hóa đơn thương mại cũng được sử dụng để lập báo cáo tài chính và thực hiện các công việc liên quan đến kế toán.

Chứng minh pháp lý và tài chính: Hóa đơn thương mại là một tài liệu pháp lý và tài chính chính thức. Nó có giá trị chứng minh trong trường hợp xảy ra tranh chấp, kiện tụng hoặc khi cần chứng minh các thông tin về giao dịch.

Hóa đơn thương mại giúp chứng minh tính pháp lý và tài chính

✍ Xem thêm: Quy trình 9 bước nhập khẩu hàng hóa

4. Nội dung cần lưu ý liên quan đến hóa đơn thương mại

Thời điểm phát hành: Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container, vì khi ấy mới có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng... để làm căn cứ tính tổng giá hóa đơn. Nhưng cũng có khi Commercial Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá. Hoặc khi người mua thanh toán tiền hàng trước thì cũng cần lập luôn hóa đơn để thực hiện giao dịch.

Hiểu nhầm với Packing List: Thật ra nếu bạn là người làm trong ngành xuất nhập khẩu thì sẽ không hiểu nhầm giữa hai loại chứng từ này. Tuy nhiên, nếu tiếp xúc lần đầu thì lại rất dễ nhầm lẫn bởi cả 2 đều do người bán phát hành, hình thức thì cũng có sự tương tự nhau về thông tin 2 bên mua bán, mô tả hàng, v.v...  Bạn cần để ý kỹ để tránh bị nhầm 2 loại giấy tờ này, bởi theo chức năng thì hóa đơn thương mại thiên về thanh toán, nên tập trung vào giá trị bằng tiền. Trong khi đó, Packing List thiên về quy cách đóng gói, nên nêu rõ số liệu về số lượng kiện, trọng lượng, dung tích... Về công dụng thì hai loại chứng từ này không thay thế được cho nhau. Tuy nhiên, nhiều khi người xuất khẩu gộp 2 chứng từ này vào làm 1.

Hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu: Hai loại này thì hình thức khác nhau, nhưng bạn vẫn nên lưu ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn thương mại thành hóa đơn xuất khẩu. Mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế.

Thiếu thông tin: Khi làm thủ tục hải quan, bạn cần kiểm tra kỹ nếu không hải quan sẽ bắt lỗi vì hóa đơn ghi sai, hoặc thiếu thông tin như: Hàng nhập theo điều kiện CIF nhưng trên Invoice chỉ thể hiện giá FOB mà không có cước biển và phí bảo hiểm; không có tổng giá; không có điều khoản thanh toán...

Đối với bộ hồ sơ hải quan: Những nội dung mà hải quan sẽ kiểm tra rất kỹ như tên và địa chỉ công ty; tên hàng; điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán... vì vậy bạn nên kiểm tra cho chính xác rồi mới nộp cho hải quan.

Trên đây là nội dung về hóa đơn thương mại, mong rằng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu hãy liên hệ với Viện đào tạo Vinacontrol qua hotline1800.6083 hoặc để lại thông tin để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.