Quy trình DDS theo PEFC ST 2002-1:2024

PEFC ST 2002-1:2024 yêu cầu tổ chức vận hành PEFC EUDR DDS để tối thiểu hóa rủi ro sản phẩm liên quan có nguồn gốc từ nguồn gây tranh cãi/không tuân thủ. DDS gồm 3 bước chính và bổ sung các nghĩa vụ xử lý “mối quan ngại có căn cứ”, nộp tuyên bố DDS, báo cáo công khai (non-SME) và nguyên tắc “không đưa ra thị trường” nếu rủi ro chưa về mức không/không đáng kể.

1. Các yêu cầu hệ thống của DDS

• Thủ tục bằng văn bản (SOP/WI) trong hệ thống CoC: Tổ chức phải thiết lập các thủ tục bằng văn bản để vận hành PEFC EUDR DDS trong hệ thống Chuỗi hành trình sản phẩm (CoC), và giữ cập nhật khi có thay đổi.
• Rà soát định kỳ: Tổ chức phải rà soát DDS ít nhất hằng năm và bất cứ khi nào có thông tin/diễn biến mới có thể ảnh hưởng tới DDS thì xem xét – sửa đổi cho phù hợp. 
• Hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền (Competent Authorities): Nếu được yêu cầu, tổ chức (operator/trader) phải tạo điều kiện để cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ theo EUDR, bao gồm cho phép tiếp cận cơ sở và cung cấp toàn bộ tài liệu/hồ sơ liên quan đến PEFC EUDR DDS. 
• Bổ nhiệm chức năng tuân thủ EUDR (chỉ áp dụng với non-SME operator/trader): Tổ chức non-SME operator/trader phải chỉ định một EUDR compliance officer (có thể là cùng người phụ trách chứng nhận CoC của đơn vị). Ngoài ra, nhóm non-SME phải có chức năng kiểm toán độc lập để kiểm tra chính sách/kiểm soát nội bộ liên quan DDS.
• Lưu giữ hồ sơ tối thiểu 5 năm: Tổ chức phải lưu giữ tất cả tài liệu liên quan tới PEFC EUDR DDS (hồ sơ, biện pháp, thủ tục) ít nhất 5 năm.

✍ Xem thêm: EUDR là gì? 07 nhóm hàng hoá bắt buộc tuân thủ EUDR

2. Quy trình áp dụng DDS

Bước 1 — Thu thập thông tin 

Với mỗi “sản phẩm liên quan” dùng làm đầu vào cho nhóm sản phẩm áp dụng PEFC EUDR DDS, ngoài hồ sơ CoC thông thường (ST 2002), tổ chức phải lấy thêm ba nhóm thông tin sau:

• Định lượng: Nếu vào/ra thị trường EU → thể hiện bằng kg khối lượng tịnh và (khi áp dụng) đơn vị bổ sung theo HS. Trường hợp khác → dùng khối lượng tịnh / thể tích / số chiếc (đơn vị bổ sung nếu HS quy định thống nhất cho tất cả tiểu mục liên quan).
• Claim: Kèm claim PEFC-EUDR cho từng sản phẩm
• Thông tin bổ sung: Bất kỳ dữ liệu nào cần thiết để thực hiện DDS (ví dụ: mô tả, quốc gia sản xuất, geo của tất cả thửa, thời gian khai thác/thu hoạch, thông tin nhà cung cấp/khách hàng kế tiếp, bằng chứng deforestation-free và tuân thủ pháp luật).
• Kiểm tra chứng chỉ nhà cung cấp (khi đầu vào có claim PEFC-EUDR): tra cứu website PEFC để xác minh chứng chỉ của nhà cung cấp có phạm vi gồm PEFC EUDR DDS và sản phẩm thuộc phạm vi đó.

Doanh nghiệp đảm bảo cung cấp đủ thông tin yêu cầu

Phân loại đầu vào theo 3 nhóm (bắt buộc trước khi áp dụng DDS)

• PEFC-EUDR referenced (có claim và reference number)

• PEFC-EUDR non-referenced (có claim nhưng chưa có reference number)

• Non PEFC-EUDR.

Bước 2 — Đánh giá rủi ro

• Phạm vi: xác minh & phân tích thông tin, rồi đánh giá rủi ro cho tất cả đầu vào thuộc nhóm sản phẩm áp dụng DDS (trừ nguyên liệu tái chế).

• Ngưỡng bắt buộc: chưa đạt mức “không/không đáng kể” thì không được áp dụng CoC, không được “place/make available” hay xuất khỏi EU.

• Trường hợp mua từ operator/non-SME trader: nếu không kèm reference number → xếp rủi ro đáng kể.

Bốn nhóm rủi ro phải xét:

• Phá rừng/suy thoái sau 31/12/2020; 
• Không tuân thủ pháp luật nước sản xuất;
• Không duy trì năng lực sản xuất bền vững/khai thác vượt mức/GM trees;
• Pha trộn ở cấp chuỗi cung ứng. 

Lưu ý bắt buộc trước khi chốt mức không/không đáng kể, mọi “mối quan ngại có căn cứ” (SC/EUDR SC) phải không còn hoặc đã được xử lý đầy đủ.

Bước 3 — Giảm thiểu rủi ro

Khi rủi ro còn đáng kể, phải áp dụng đến khi rủi ro còn lại không/không đáng kể:

• Yêu cầu bổ sung thông tin/tài liệu/dữ liệu;

• Đánh giá/kiểm tra/đánh giá bổ sung (audits/assessments) khi cần;

• Biện pháp khắc phục.

Tiêu chuẩn không áp đặt cỡ mẫu cứng; tổ chức lựa chọn biện pháp phù hợp nhưng phải chứng minh rủi ro đã hạ về không/không đáng kể.

✍ Xem thêm: Cấp chứng chỉ rừng bền vững PEFC | Các bước cấp chứng nhận PEFC 

3. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Câu 1. Ai bắt buộc phải áp dụng PEFC EUDR DDS và phải nộp “Due Diligence Statement”?

Tổ chức áp dụng DDS ở cấp nhóm sản phẩm; chỉ được tiếp tục phương pháp CoC khi đầu vào đã đi qua DDS và đạt “không/không đáng kể” rủi ro. Ngoài 3 bước chính (thu thập thông tin → đánh giá rủi ro → giảm thiểu rủi ro), tiêu chuẩn yêu cầu thêm: xử lý substantiated concerns, nộp DDS statement vào hệ thống EU (khi áp dụng), báo cáo hằng năm với non-SME operator/trader, và nguyên tắc “no placement on the market”.

Tuân thủ EUDR không dừng ở một điểm—nó chạy dọc chuỗi từ nhà đưa hàng vào EU đến các trader, với dữ liệu DDS đi kèm từng lô.

Câu 2. “Reference number” là gì và ai có thể nhận?

"Reference number" là mã tham chiếu của DDS statement đã nộp vào hệ thống EU; nếu dựa vào một DDS có sẵn thì phải nêu reference number của DDS đó trong nội dung tuyên bố. Reference number gắn với operator/non-SME trader thực hiện hoặc tham chiếu tới DDS theo EUDR.

Trong phân loại vật liệu, PEFC-EUDR Referenced là trường hợp có reference number; Non-referenced là có claim PEFC-EUDR nhưng chưa có reference number.

Câu 3. SME và non-SME khác nhau ở nghĩa vụ nào?

Tổ chức non-SME operator/trader phải chỉ định EUDR compliance officer, có chức năng kiểm toán độc lập, và báo cáo công khai hằng năm về DDS. Đồng thời, phải sẵn sàng hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền (cho phép tiếp cận, cung cấp hồ sơ) và lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm.

Câu 4. Khi nào được áp dụng CoC và “đưa lên/đưa ra” thị trường EU?
Chỉ khi đánh giá rủi ro cho thấy “no or negligible risk”. Nếu chưa đạt mức này, không được áp dụng CoC, không được place/make available hoặc xuất khẩu ra khỏi EU.

Tuân thủ EUDR đem lại nhiều lợi ích kinh tế

✍ Xem thêm: ISO 14001:2015 | Chứng nhận hệ thống quản lý môi trường

Câu 5. Bốn nhóm rủi ro phải đánh giá gồm những gì?
04 nhóm rủi ro phải đánh giá:

• Rủi ro phá rừng/suy thoái sau 31/12/2020;
• Rủi ro không tuân thủ pháp luật nước sản xuất;
• Rủi ro không duy trì năng lực sản xuất bền vững/khai thác vượt mức/GM trees; 
• Rủi ro pha trộn cấp chuỗi cung ứng

Câu 6. “Substantiated concerns” (SC) xử lý ra sao? Có thời hạn nào?
Khi có SC/EUDR SC chỉ ra rủi ro không tuân thủ hoặc lẩn tránh EUDR, tổ chức phải kích hoạt quy trình đánh giá & giảm thiểu. Với operator hoặc non-SME trader, phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền; việc điều tra phải bắt đầu không muộn hơn 10 ngày làm việc kể từ khi xác định quan ngại; nếu sản phẩm đã “được đưa lên/đưa ra” thị trường, phải thông báo ngay cho cơ quan tại các nước thành viên liên quan và các trader đã được cung cấp.

Câu 7. Kiểm toán/giảm thiểu rủi ro có yêu cầu tối thiểu nào?
Nếu RA vẫn cho thấy rủi ro đáng kể, tổ chức phải áp dụng biện pháp giảm thiểu đủ mạnh (yêu cầu bổ sung thông tin/giấy tờ, audit bên 2/3, biện pháp khắc phục) tới khi đạt no/negligible risk. Với non-SME operator/trader, hệ thống phải có compliance officer và chức năng kiểm toán độc lập. Với audit lấy mẫu nhà cung cấp có rủi ro đáng kể, cỡ mẫu năm tối thiểu là √x (x = số “supplies” rủi ro đáng kể/năm), có thể giảm còn 0,8√x nếu chứng minh hiệu quả qua các kỳ trước.

PEFC ST 2002-1:2024 đặt ra một khung làm việc rõ ràng cho PEFC EUDR DDS: thu thập đúng – đánh giá đủ – giảm thiểu đến “không/không đáng kể” rồi mới được áp dụng CoC và đưa hàng vào/thương mại tại EU. Cùng với đó là các “chốt an toàn” về SC, tuyên bố DDS (reference number), báo cáo năm (non-SME) và nguyên tắc no-placement. Khi chuẩn hóa SOP/WI, lưu hồ sơ 5 năm, và khai báo đầu ra đúng (định lượng, claim từng sản phẩm, dữ liệu hỗ trợ DDS), chuỗi cung ứng của bạn sẽ minh bạch, kiểm chứng được và sẵn sàng kiểm tra bất cứ lúc nào. 

Viện đào tạo Vinacontrol là đơn vị hỗ trợ tư vấn - cấp chứng nhận PEFC uy tín. Doanh nghiệp có nhu cầu , vui lòng liên hệ qua Hotline miễn cước 1800.6083 hoặc email Viendaotaovinacontrol@gmail.com để được tư vấn cụ thể và đăng ký lớp học sớm nhất!