Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 | Hướng dẫn xây dựng chi tiết

Trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, có một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến là sổ tay chất lượng ISO 9001:2015. Đây là thuật ngữ quen thuộc được các cá nhân/ tổ chức sử dụng nhiều. Sổ tay chất lượng như một cuốn cẩm nang giúp định hướng các hoạt động của tổ chức trong việc xây dựng, áp dụng và duy trình hệ thống một các bài bản. Trong bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol cung cấp những thông tin hữu ích về sổ tay chất lượng ISO 9001 và cách thực hiện.

1. Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là gì?

Số tay chất lượng là “Quy định về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức”. Đây là cuốn cẩm nang ghi chép lại đầy đủ những quy định về hệ thống quản lý chất lượng. Trong đó sẽ định hướng mọi kế hoạch, hoạt động của công tác quản lý, triển khai và cải tiến hệ thống quản lý. Số tay chất lượng còn như một lời cam đoan về trách nhiệm, ý thức của doanh nghiệp trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình phù hợp với quy trình chất lượng của hệ thống quản lý.

Hướng dẫn xây dựng sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

2. Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001

Số tay chất lượng ISO 9001:2015 là tài liệu được sử dụng phổ biến đối với mọi đối tượng liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm:

• Lãnh đạo;

• Các trưởng bộ phận;

• Chuyên gia đánh giá nội bộ;

• Tổ chức đánh giá, chứng nhận;

• Cơ quan chủ quản;

• Khách hàng;

• Quy trình, biểu mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001.

Sổ tay chất lượng sẽ bao gồm rất nhiều quy trình, một số quy trình phổ biến có thể gặp:

• Hệ thống quản lý chất lượng;

• Trách nhiệm từ lãnh đạo;

• Tạo nguồn lực;

• Sản xuất sản phẩm;

• Đo lường, phân tích, khắc phục khi cần và cải tiến.

Quy trình phải đi kèm với các bảng, biểu mẫu hướng tới từng công việc cụ thể, chi tiết trong từ bộ phận. Đồng thời được sự thống nhất sử dụng và ban hành với toàn doanh nghiệp.

Có 6 đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

✍ Xem thêm: Chi tiết về khóa đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 9001

3. Nội dung cần có trong sổ tay chất lượng ISO 9001

Nội dung của sổ tay ISO 9001 không có quy định cụ thể nào cả mà dựa theo định hướng, mục tiêu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo được một số thông tin cơ bản sau:

- Giới thiệu quy mô, địa điểm, phương thức sản xuất và những thông tin cần thiết về doanh nghiệp;

- Những yêu cầu có trong tiêu chuẩn ISO 9001 là cơ sở để dựa vào đó xây dựng các quy trình từ quản lý hệ thống chất lượng, sự lãnh đạo, nguồn lực, đo lường, phân tích và hoạt động cải tiến,…

- Các loại biểu mẫu, bảng hướng dẫn tương ứng với từng hạng mục công việc phải được thiết lập dựa trên mức độ chi tiết của các quy trình và để đảm bảo hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng thì các biểu mẫu, bảng này cần được thống nhất sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý.

- Có bảng hướng dẫn công việc tương tự như biểu mẫu. trong phần này cần làm rõ chi tiết một số hạng mục như: mức độ tiến hành, các phương pháp thực nghiệm, đo lường thực hiện như thế nào,… Những nội dung của bảng hướng dẫn phải sát với nội dung thực tế để đảm bảo tính cụ thể.

- Những nhân tố tham gia xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 như lãnh đạo, các chuyên gia, nhân viên được chọn tham gia cần nắm được các nội dung của nguyên tắc quản lý chất lượng.

✍Xem thêm: Thông tin mới nhất về chứng nhận ISO cho công ty xuất khẩu

4. Cách xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001

Việc thực hiện xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001 đều tiến hành dựa trên những yêu cầu cụ thể được quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001. Quy định các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng có 10 điều khoản:

Có thể bám sát vào 10 điều khoản để tiến hành xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng. Kết hợp cùng những hồ sơ, tài liệu đi kèm nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết cho người sử dụng sổ tay. Nội dung của sổ tay càng chi tiết, càng bám sát thực tế thì hiệu quả càng cao.

5. Cấu trúc sổ tay chất lượng ISO 9001

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng về mô hình kinh doanh, hoạt động sản xuất… Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần phải tự xây dựng một cuốn sổ tay chất lượng phù hợp. Tuy vậy, cấu trúc của sổ tay ISO 9001 nói chung đều có những mục sau:

- Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015;

- Thuật ngữ và định nghĩa;

- Bố cảnh của tổ chức;

- Sự lãnh đạo;

- Hoạch định;

- Hỗ trợ;

- Vận hành;

- Đánh giá kết quả hoạt động;

- Cải tiến;

- Hồ sơ và tài liệu kèm theo.

Cấu trúc sổ tay ISO 9001 bao gồm 10 mục

✍ Xem thêm: Tải miễn phí tài liệu Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 pdf song ngữ

6. Sổ tay chất lượng ISO 9001 có bắt buộc không? 

Với các phiên bản ISO 9001 trước 2015 thì sổ tay chất lượng là tài liệu bắt buộc cần có khi đánh giá chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001. Nhưng với phiên bản ISO 9001:2015 lại không quy định như vậy mà cho rằng sổ tay chất lượng là tài liệu cần thiết của doanh nghiệp. Nó được coi như mục lục bao quát hệ thống quản lý chất lượng. Còn tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra quy định chặt chẽ hơn dưới dạng thông tin văn bản. Những thông tin này cần được xác nhận nhằm đảm bảo hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Tóm lại, sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là không bắt buộc với các doanh nghiệp. Tuy nhiên với những lợi ích thiết thực mà nó đem lại thì các doanh nghiệp được khuyến khích nên xây dựng và sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001:2015. Việc sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001 sẽ giúp quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 được chuyên nghiệp và trọn vẹn hơn.

Viện đào tạo Vinacontrol là đơn vị tư vấn ISO 9001- cấp chứng nhận ISO 9001 uy tín và được sự cấp phép chỉ định năng lực đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng) từ Bộ Khoa học Công nghệ Việt Nam. Khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ về ISO 9001 của  Viện đào tạo Vinacontrol vui lòng liên hệ hotline 1800.6083 miễn cước hoặc để lại thông tin liên lạc để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.