Đăng ký mã vạch là gì? | Hướng dẫn thủ tục chi tiết

Hiện nay, để đưa sản phẩm ra thị trường được thuận tiện cũng như theo đúng trình tự quy định của pháp luật, Doanh nghiệp, Tổ chức sẽ phải tiến hành thủ tục đăng ký mã vạch hay còn được gọi là đăng ký mã vạch sản phẩm. Vậy đăng ký mã vạch là gì? Cách đăng ký như thế nào? Tất cả đều được trình bày, giải thích trong bài viết sau.

1. Đăng ký mã vạch sản phẩm là gì?

Đăng ký mã vạch sản phẩm là việc Tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan Nhà nước là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp giấy chứng nhận đăng ký số mã vạch, từ đó, Tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.

Thực tế, định nghĩa đăng ký mã vạch là gì không được đề cập trong bất kỳ văn bản pháp luật nào. Thay vào đó, tại điều 3 quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN giải thích, mã số là một dãy các con số được sử dụng nhằm phân định sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, Tổ chức. Trong khi đó mã vạch là một dãy các vạch được sắp xếp song song, chúng sẽ kết hợp cùng với mã số giúp máy quét có thể đọc được thông tin.

Hướng dẫn đăng ký số mã vạch tiết

✍  Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký nhãn hiệu sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian nhất

2. Thủ tục đăng ký số mã vạch

Các bước đăng ký mã vạch sản phẩm sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm cần đăng ký mã vạch

Mã vạch sẽ có 3 loại bao gồm loại dưới 100 sản phẩm, loại dưới 1.000 sản phẩm và loại dưới 10.000 sản phẩm. Do đó, tùy thuộc vào số lượng sản phẩm muốn đăng ký, khách hàng sẽ lựa chọn gói mã vạch phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Hồ sơ đăng ký mã vạch sẽ được cung cấp thông tin chi tiết theo mục bên dưới, người đọc có thể tham khảo.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch tới Cơ quan đăng ký

Hồ sơ đăng ký mã vạch sẽ được nộp tại Tổng cục Đo lường Chất lượng.

Bước 4:  Thẩm định hồ sơ đăng ký số mã vạch

Hồ sơ đăng ký mã vạch sau khi nộp sẽ được thẩm định tại Cơ quan đăng ký từ 5-7 ngày làm việc.

Bước 5: Cấp mã vạch và giấy chứng nhận đăng ký cho doanh nghiệp

Sau khi thẩm định xong hồ sơ đăng ký và xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp mã vạch cho doanh nghiệp để sử dụng trước, giấy chứng nhận đăng ký mã vạch sẽ được cấp cho đơn vị đăng ký sau đó khoảng 30 ngày.

Hướng dẫn năm bước trong thủ tục đăng ký mã vạch

✍  Xem thêm: Nâng tầm giá trị sản phẩm với chứng nhận OCOP

3. Hồ sơ đăng ký mã vạch

Muốn có mã số mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa của mình, các doanh nghiệp, Tổ chức phải tiến hành đăng ký mã vạch sản phẩm với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được giải quyết.

Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) sẽ tiến hành cấp mã số cho doanh nghiệp, Tổ chức để in lên sản phẩm, hàng hóa theo tiêu chuẩn.

Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký mã vạch và hàng năm để duy trì sử dụng mã số mã vạch theo Thông tư 88/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm theo quy định bao gồm: 

• 01 Bản đăng ký theo mẫu Bộ Khoa học và Công nghệ

• 01 Bản đăng ký theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm

• 01 Phiếu đăng ký thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc quyết định thành lập (bản sao) tùy thuộc vào đối tượng đăng ký là doanh nghiệp sản xuất hay Tổ chức khác.

Khi hoàn tất các hồ sơ, tài liệu, Tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc gửi theo đường bưu điện theo địa chỉ: 8 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Chi tiết hồ sơ đăng ký mã vạch

✍  Xem thêm: Chứng nhận chất lượng hàng hóa - Tấm vé để lưu thông hàng hóa hợp pháp trên thị trường

4. Thời gian và chi phí đăng ký số mã vạch

Thời gian Tổ chức, cá nhân được cấp và sử dụng mã số mã vạch đã đăng ký kéo dài trong khoảng từ 5-7 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Giấy chứng nhận quyền mã số mã vạch được cấp cho người đã đăng ký sau 1 tháng. Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, TCĐLCL sẽ nêu rõ nguyên nhân, cá nhân, Tổ chức sẽ phải sửa đổi, bổ sung và gửi lại trong thời gian sớm nhất.

Chi phí đăng ký số mã vạch được chia làm hai nhóm: Nhóm sử dụng dịch vụ và không sử dụng dịch vụ. 

Với nhóm không sử dụng dịch vụ: Chi phí đăng ký số mã vạch sẽ được dựa theo quy định của Nhà nước. Thông tin biểu phí được nêu rõ tại Thông tư 232/2016/TT-BTC.

• Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

• Mức thu phí đăng ký (xác nhân) sử dụng mã số mã vạch Nước ngoài

• Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Với nhóm đăng ký mã vạch sử dụng dịch vụ: Ngoài khoản phí bắt buộc của Nhà nước, cá nhân, Tổ chức phải chi trả thêm cho đơn vị được thuê thực hiện mọi thủ tục liên quan đến việc đăng ký số mã vạch một khoản phí theo thỏa thuận của hai bên. Nhược điểm duy nhất của nhóm này chính là tốn kém thêm chi phí. 

5. Lợi ích đăng ký mã vạch

Đăng ký mã vạch sẽ mang lại những lợi ích sau đây:

• Đăng ký mã vạch giúp mở rộng hoạt động kinh doanh

Đây được xem là lý do hàng đầu thôi thúc mọi người tìm đến dịch vụ đăng ký số mã vạch. Mọi Tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm đều mong muốn có thể bán được hàng, đem về lợi nhuận. Và một trong những cách để làm được điều đó chính là đưa sản phẩm vào siêu thị, nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu. Vậy phải làm thế nào để đưa sản phẩm của mình vào được siêu thị? Câu trả lời chính là đăng ký mã vạch cho sản phẩm.

• Đăng ký mã vạch giúp dễ dàng kiểm soát sản phẩm, dịch vụ

Đăng ký mã vạch sản phẩm sẽ giúp các cá nhân, Tổ chức thuận lợi trong việc quá trình quản lý, sắp xếp, phân loại hàng hóa một cách chính xác. Từ đó kiểm soát và có những điều chỉnh đúng đắn trong chiến lược kinh doanh.

• Đăng ký mã vạch tạo sự thuận tiện trong mua sắm cho người tiêu dùng

Nếu đóng vai là một khách hàng, bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu phải đứng đợi nhân viên bán hàng nhập (hoặc viết) từng thông tin sản phẩm trong thời gian dài. Dù không quá bận rộn nhưng gặp phải tình cảnh này bạn cũng sẽ cảm thấy không mấy vui vẻ và thầm đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp. Do vậy, hãy làm thỏa mãn khách hàng của mình bằng sự nhanh chóng và chuyên nghiệp với việc đăng ký mã vạch sản phẩm. Chúng sẽ giúp quá trình thanh toán, kiểm tra tồn kho, báo giá cho khách hàng nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Chưa kể đến việc, hiện nay người tiêu dùng thông thái dành nhiều sự quan tâm cho xuất xứ và đơn vị sản xuất. Họ thường căn cứ vào mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin. Chính vì thế, đăng ký mã vạch cũng là một phương pháp để bạn chứng minh, tạo dựng niềm tin cho khách hàng.

• Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công

Một tính năng ưu việt nữa mà đăng ký số mã vạch đem lại cho doanh nghiệp chính là tiết kiệm chi phí nhân công. Trước đây, để quản lý được số lượng hàng hóa phải cần đến rất nhiều nhân công nhập liệu và xử lý. Thì nay, với các mã số mã vạch và máy quét số lượng nhân công phải sử dụng sẽ ít hơn rất nhiều nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

Những lợi ích cho Tổ chức khi đăng ký mã vạch

Trên đây là một số thông tin liên quan đến đăng ký số mã vạch. Mọi thông tin cần tư vấn về chứng nhận hoặc các dịch vụ khác của Viện đào tạo Vinacontrol, Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua Hotline miễn cước 1800.6083 hoặc email Viendaotaovinacontrol@gmail.com để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết và miễn phí!