Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách rèn luyện khả năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Khả năng giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp chúng ta truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và hiểu quả, mà còn xây dựng mối quan hệ tốt, tạo sự ảnh hưởng và thành công trong mọi lĩnh vực.

Tuy nhiên, không phải ai cũng sinh ra đã có kỹ năng giao tiếp tốt. May mắn là kỹ năng giao tiếp có thể được học và rèn luyện. Trong bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol sẽ tìm hiểu về các yếu tố cơ bản của kỹ năng giao tiếp, phương pháp phát triển và ứng dụng của nó trong cuộc sống và công việc. Hãy cùng nhau khám phá và nâng cao khả năng giao tiếp của chúng ta để đạt được sự thành công và hạnh phúc!

1. Kỹ năng giao tiếp 

1.1 Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt thông tin, quan điểm hoặc ý tưởng một cách hiệu quả nhằm đạt được sự thấu hiểu và tương tác tích cực từ người khác. Đây là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực trong cuộc sống như: công việc, quan hệ cá nhân...

1.2 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống cá nhân và công việc

Tỷ phú người Anh Richard Branson đã từng nói: "Giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần phải sở hữu (Communication is the most important skill any leader can possess)."

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công trong cuộc sống cá nhân và công việc. Khả năng giao tiếp hiệu quả không chỉ đơn thuần là việc truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, mà còn là khả năng hiểu và tương tác với người khác một cách tốt nhất. Các lợi ích mà kỹ năng giao tiếp mang lại có thể kể đến bao gồm:

• Giúp chúng ta tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt với gia đình, bạn bè và người thân yêu;
• Giải quyết xung đột một cách xây dựng, tránh xảy ra bao lực thông qua khả năng lắng nghe, diễn đạt ý kiến và đàm phán để đạt được sự đồng thuận nhằm giải quyết mâu thuẫn trong các tình huống khác nhau;
• Giúp xây dựng mối quan hệ lành mạnh, chuyên nghiệp với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác kinh doanh;
• Người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể tạo sự ảnh hưởng và thuyết phục người khác thực hiện theo các mục tiêu của mình.

Tỷ phú người Anh Richard Branson nói về kỹ năng giao tiếp

✍ Xem thêm: Top 10 kỹ năng làm việc quan trọng cần có và các rèn luyện

2. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản

2.1 Ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt

a. Ngôn ngữ cơ thể

Ross Buck, Tiến sĩ, giáo sư khoa học giao tiếp và tâm lý học tại Đại học Connecticut đã từng nói: "Ngôn ngữ cơ thể đại diện cho một sự giao tiếp riêng biệt ngoài lời nói. Ngôn ngữ cơ thể tồn tại song song với ngôn ngữ, nhưng nó có bao gồm cả cảm xúc và phần lớn xảy ra ở cấp độ tiềm thức."

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm: Tư thế cơ thể, cử chỉ, chuyển động và việc giữ khoảng cách với đối người đối diện. Ví dụ, tư thế thẳng và tự tin thể hiện sự tự tin và sự chắc chắn. Cử chỉ nhỏ nhặt, như lắc đầu hay gật đầu, cũng có thể diễn tả sự đồng ý hoặc phản đối. Việc giữ khoảng cách xa với người đối diện tạo cảm giá xa lạ,.... Do đó, sử dụng ngôn ngữ cơ thể đúng cách giúp chúng ta tạo dựng sự tin tưởng và sự thoải mái trong quan hệ giao tiếp.

b. Biểu cảm khuôn mặt

Theo Wikipedia: "Biểu cảm trên khuôn mặt là một hoặc nhiều chuyển động hoặc vị trí của các cơ bên dưới da của khuôn mặt. Theo một bộ các lý thuyết gây tranh cãi, những chuyển động này truyền đạt trạng thái cảm xúc của một cá nhân cho các nhà quan sát. Biểu cảm khuôn mặt là một hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ. Đây là một phương tiện chính để truyền đạt thông tin xã hội giữa con người, nhưng chúng cũng xảy ra ở hầu hết các động vật có vú khác và một số loài động vật khác.

Về mặt cơ bản, Biểu cảm khuôn mặt giúp chúng ta diễn tả cảm xúc của bản thân và nhận diện cảm xúc của người khác trong tình huống giao tiếp cụ thể. Việc nhận biết và sử dụng biểu cảm khuôn mặt một cách chính xác, nhạy bén có thể cải thiện chất lượng giao tiếp và tạo nên mối quan hệ tốt hơn.

Chúng ta có thể nhận biết thông điệp của người đối diện thông qua ngôn ngữ hình thể của họ

✍ Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Danh sách 13 kỹ năng mềm cần phải có

2.2 Kỹ năng lắng nghe

a. Kỹ năng lắng nghe là gì?

Kỹ năng lắng nghe là khả năng tập trung hiểu, lắng nghe một cách chân thành và sâu sắc vào thông điệp được truyền đạt từ người khác. Nó bao gồm không chỉ việc nghe những từ ngữ được nói, mà còn hiểu được nội dung, cảm xúc và ý định mà người nói muốn truyền đạt. Kỹ năng lắng nghe cũng bao gồm khả năng chấp nhận sự bất đồng quan điểm và tạo điều kiện cho đối phương thể hiện ý kiến của mình một cách tự do.

Theo tác giả Stephen R. Covey trong cuốn sách "7 thói quen của người thành công (The 7 Habits of Highly Effective People)":

Kỹ năng lắng nghe là một trong những yếu tố quan trọng của việc thiết lập mối quan hệ tốt và tạo sự hiểu biết, đồng cảm với người khác.

b. Cách nâng cao kỹ năng lắng nghe

Để nâng cao kỹ năng lắng nghe, bạn có thể áp dụng các phương pháp và cách làm sau đây:

• Tham gia các khóa học trực tuyến, tham khảo các nguồn tài liệu về kỹ năng lắng nghe của các tổ chức uy tín như: Harvard Business Review, Dale Carnegie Training, và International Listening Association;
• Đọc sách về kỹ năng lắng nghe như cuốn "The Lost Art of Listening" của Michael P. Nichols và "Just Listen" của Mark Goulston,...
• Xem những phần thuyết trình của các diễn giả nổi tiếng trên TED talk. Bạn có thể theo dõi các diễn giả như Julian Treasure và Celeste Headlee đã chia sẻ những cách thức và chiến lược để trở thành người lắng nghe tốt hơn;
• Tập luyện lắng nghe một cách chân thành và tập trung tuyệt đối khi đang giao tiếp với người khác.

Kỹ năng lắng nghe có vai trò quan trọng trong thiết lập một mối quan hệ

2.3 Kỹ năng nói

a. Kỹ năng nói là gì?

Kỹ năng nói là khả năng diễn đạt ý kiến, ý tưởng, thông tin và ý định của mình một cách rõ ràng, hiệu quả và thu hút người nghe. Nó bao gồm việc sử dụng từ ngữ phù hợp, khả năng tổ chức thông tin, điều chỉnh giọng điệu để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Theo Dale Carnegie - một nhà tư vấn, nhà văn, diễn giả nổi tiếng về huấn luyện phát triển bản thân, thuyết trình và kỹ năng nói trước công chúng đã từng chia sẻ:

Khả năng diễn đạt ý tưởng của bạn và ghi điểm với người khác là một trong những khả năng quan trọng nhất mà bạn có thể phát triển. Điều này không chỉ tác động đến sự thành công cá nhân của bạn mà còn ảnh hưởng đến sự thành công trong công việc, mối quan hệ và cuộc sống hàng ngày. Kỹ năng nói chính là công cụ mạnh mẽ để tạo nên ảnh hưởng và đạt được mục tiêu của bạn.

b. Làm sao để nâng cao kỹ năng nói

Có nhiều phương pháp để nâng cao kỹ năng nói của bản thân, dưới đây là một số phương pháp mà bạn nên áp dụng:

• Luyện tập là yếu tố quan trọng nhất để nâng cao kỹ năng nói. Thực hành nói trước gương, ghi âm hoặc tham gia các khóa học nói trước một nhóm người có thể giúp bạn tự tin và cải thiện khả năng diễn đạt của mình;
• Nghe các bài thuyết TED talk của những các diễn giả hàng đầu hoặc những người có kỹ năng nói tốt để học hỏi cách họ sử dụng giọng điệu, ngôn từ, cử chỉ và biểu cảm cơ thể;
• Học cách xây dựng câu chuyện sức mạnh để truyền tải thông điệp của mình một cách sinh động và gây ấn tượng cho người khác;
• Chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung trước khi thuyết trình hoặc trước một cuộc hẹn;
• Ghi âm và đánh giá lại những buổi thuyết trình của bản thân.

Kỹ năng nói là khả năng diễn đạt suy nghĩ một cách dễ hiểu nhất

2.4. Kỹ năng viết

a. Kỹ năng viết là gì?

Kỹ năng viết là khả năng diễn đạt ý kiến, ý tưởng và thông điệp của mình một cách rõ ràng, logic và hấp dẫn qua văn bản. Nó bao gồm việc sắp xếp ý kiến, lựa chọn từ ngữ phù hợp, xây dựng cấu trúc văn bản, và sử dụng ngữ pháp và chính tả chính xác.

Theo cuốn sách "The Elements of Style" của William Strunk Jr. và E.B. White, kỹ năng viết được định nghĩa như sau:

Viết tốt có nghĩa là sử dụng từ và cụm từ đơn giản, súc tích, rõ ràng; tránh sự lặp lại và từ ngữ không cần thiết; xây dựng câu văn hợp lý và logic; và truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả.

Và theo Harvard Business Review về tầm quan trọng của kỹ năng việt:

Kỹ năng viết xuất sắc là một yếu tố quan trọng để thành công trong môi trường công việc hiện đại. Viết tốt không chỉ thể hiện khả năng tổ chức ý tưởng một cách logic và rõ ràng, mà còn thể hiện khả năng thuyết phục, gây ấn tượng và tạo sự tương tác với độc giả.

b. Làm sao để nâng cao kỹ năng viết

Cũng theo cuốn sách "The Elements of Style" của William Strunk Jr. và E.B. White, có những nguyên tắc sau giúp bạn nâng cao kỹ năng viết bao gồm:

• Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu;
• Xây dựng câu văn hợp lý, tránh dùng các câu dài, phức tạp;
• Tránh lặp lại từ khi không cần thiết;
•  Đảm bảo đúng chính tả, ngữ pháp.

Kỹ năng viết xuất sắc là một yếu tố quan trọng để thành công

3. Các phương pháp phát triển kỹ năng giao tiếp

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp, bạn có thể tham khảo cuốn sách "How to Win Friends and Influence People" của Dale Carnegie. Trong cuốn sách này, Dale Carnegie đề cập đến nhiều phương pháp và nguyên tắc để nâng cao kỹ năng giao tiếp. Dưới đây là những trích dẫn từ cuốn sách về cách để nâng cao kỹ năng này.

"Kỹ năng giao tiếp tốt bắt đầu bằng việc lắng nghe chân thành và tập trung vào người đối diện. Hãy thể hiện sự quan tâm và tạo một không gian an toàn cho người khác chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của họ. Đồng thời, sử dụng ngôn từ tích cực và biểu cảm khuôn mặt để truyền đạt sự tôn trọng và sự quan tâm đối với người khác."

"Để tạo sự kết nối với người khác, hãy tìm hiểu về sở thích, quan điểm và giá trị của họ. Bằng cách thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tác, chúng ta có thể xây dựng một mối quan hệ tốt hơn và tạo ra sự hiểu biết và sự đồng cảm."

"Thể hiện ý kiến một cách rõ ràng và tự tin, nhưng đồng thời hãy lắng nghe và chấp nhận ý kiến khác nhau. Hãy sử dụng ngôn từ lịch sự và xây dựng để truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả và tránh xung đột vô ích."

Từ cuốn sách "How to Win Friends and Influence People", bạn có thể nhận thấy rằng kỹ năng giao tiếp không chỉ liên quan đến việc diễn đạt mà còn bao gồm việc lắng nghe, tôn trọng, và tạo mối quan hệ tốt với người khác.

Ngoài ra, bạn có thể xem bài giảng của Julian Treasure về cách khiến người khác muốn lăng nghe trong video sau:

4. Ứng dụng và liên hệ kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống và công việc

Dưới đây là một số tình huống giao tiếp xảy ra trong thực tế và cách giải quyết:

4.1 Khi gặp xung đột quan điểm trong một cuộc thảo luận nhóm.

Giải quyết: Hãy lắng nghe mọi ý kiến và quan điểm của thành viên nhóm, tạo không gian cho mọi người để diễn đạt suy nghĩ của mình. Xây dựng một không khí mang tính xây dựng, tìm kiếm điểm chung và đề xuất giải pháp phù hợp với tất cả mọi người.

4.2 Gặp khó khăn trong việc truyền đạt ý kiến cho một đối tác hoặc cấp trên.

Giải quyết: Chuẩn bị trước khi nói, cung cấp lập luận rõ ràng và ví dụ cụ thể để minh họa ý kiến của bạn. Sử dụng ngôn từ lịch sự và tôn trọng, hãy diễn đạt ý kiến một cách tự tin và nhất quán.

4.3 Gặp khó khăn trong việc lắng nghe và hiểu ý kiến của người khác.

Giải quyết: Tạo sự tập trung và chú ý đối với người đang nói. Hãy hỏi câu hỏi để làm rõ thông tin, nhắc lại và tóm tắt những gì bạn đã nghe để đảm bảo bạn thực sự hiểu đúng.

4.4 Khi gặp phàn nàn từ phía khách hàng và đối tác

Giải quyết: Lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng ý kiến của họ. Tìm hiểu nguyên nhân không hài lòng và cố gắng tìm giải pháp hoặc đề xuất để giải quyết vấn đề. Nếu cần, thể hiện sự tận tâm và sẵn lòng giúp đỡ.

4.5 Đối mặt với một cuộc thảo luận căng thẳng hoặc tranh luận

Giải quyết: Giữ bình tĩnh và lịch sự trong diễn đạt ý kiến. Tập trung vào vấn đề và tìm kiếm những điểm chung hoặc giải pháp phù hợp. Tránh xung đột và tìm cách thỏa thuận hoặc đồng ý với phần nào đó của quan điểm của đối tác.

Kết luận, kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong cuộc sống và công việc hằng ngày. Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp đòi hỏi bạn cần luyện tập nhiều các kỹ năng nhỏ hơn như kỹ năng nói, lắng nghe, viết, sử dụng ngôn ngữ hình thể. Có nhiều phương pháp để bạn có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp như học hỏi từ người nổi tiếng, đọc sách, luyện tập trước gương,... Mong rằng qua bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.